Quando você está diante de um projeto, saiba que um passo prévio, simplesmente, indispensável é a elaboração de um briefing, ou seja, o documento no qual vão constar todas as informações acerca do que você deseja criar.
Por meio dessa ferramenta, é possível registrar as mais variadas ideias e os dados mais relevantes a fim de organizá-los de maneira ordenada e distribuí-los para funcionar como uma espécie de manual de instrução.
Esse é, sem dúvidas, um dos pontos que não podem ser negligenciados se você deseja alcançar sucesso nos seus planos. Se interessou? Então, confira o post que nós preparamos para te explicar tudo sobre o assunto!
Afinal, o que é briefing?
Sem rodeios, quando estamos falando de briefing, estamos nos referindo a um documento em que são anotados e compilados os principais dados a respeito de um projeto. Depois de ser elaborado, ele funciona como um mapa por meio do qual as pessoas poderão se guiar para executar cada fase do plano.
As principais informações que estarão contidas nele são:
- Dados sobre a empresa, o segmento em que atua e a concorrência;
- Exigências do cliente e informações detalhadas sobre a marca;
- Público-alvo, persona, stakeholders e tom de comunicação;
- Objetivos que se deseja alcançar com o projeto;
- Benchmarking (empresas que são admiradas e servem como inspiração);
- Budget indicando a média de valores que a corporação deseja investir;
- Prazos e cronograma.
Pense, por exemplo, que uma agência de marketing ficou responsável por elaborar uma campanha de páscoa para uma doceria. Pois bem, por intermédio do briefing, a agência vai incluir todas essas ideias e, depois, quando ela forem ser executadas, não será necessário ficar consultando a doceria a fim de saber informações ou solicitar esclarecimento — exceto, claro, se for necessário e não constar no documento.
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Qual é a importância do briefing?
O briefing é um material é rico e pode ajudar com os seguintes pontos:
– Organização
A principal função desta ferramenta é tornar o processo de criação do projeto o mais ordenado possível. Assim, fica mais fácil de distribuir as tarefas para diferentes equipes, bem como centralizar os dados mais relevantes em uma única fonte de consulta;
– Alinhamento e prevenir o retrabalho
O problema de comunicação com o cliente é um dos fatores que mais atrapalham a boa execução de qualquer projeto. Além disso, também é a causa de retrabalho. Com o briefing, as informações estarão alinhadas à expectativa do cliente e poderão dar suporte para o desempenho acertado das tarefas sem que seja necessário refazê-las;
– Tomada de decisão
Como mencionamos, a partir dessas informações, é possível ter uma fonte de consulta que fornecerá os dados necessários à tomada de decisão, sem que seja preciso recorrer ao cliente. Isso gera maior eficiência para o cumprimento do plano de ação;
– Economia de tempo
A redução do tempo que seria gasto caso os dados não estivessem compilados também é fator a ser considerado. Isso porque, com o prazo estando presente expressamente no documento, é possível tornar os processos mais ágeis e direcionados, aumentando a produtividade e entregando o projeto na data certa;
– Conexão com o cliente
Para que o briefing seja elaborado, é indispensável que haja um diálogo entre a empresa e o cliente a fim de colher as informações necessárias. Consequentemente, os indivíduos responsáveis pela execução vão ter a oportunidade de conhecer melhor a marca, a sua história e os seus pormenores e, dessa forma, terão um arcabouço maior para a realização do trabalho.
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Como montar um bom briefing?
Agora que você já sabe o que é um briefing, bem como qual é a sua importância para a realização de projetos, convém entender melhor como colocá-los em prática. Para isso, elencamos os principais passos. Confira!
No dia da reunião para criação do briefing, você vai precisar:
1. Elencar dados das partes envolvidas
Comece anotando o nome do cliente, uma breve descrição do projeto a ser executado e a data de entrega. Além disso, anote também o nome do funcionário do cliente que ficou responsável por suprir eventuais demandas, considerando que é ele quem você precisará se dirigir frente a uma necessidade.
2. Saber mais sobre a história do cliente
Nesse momento, é importante que você peça ao cliente que conte como a empresa surgiu, qual a missão, o propósito e os valores que norteiam o seu exercício, o que é comercializado, como são feitos os processos e as demais informações que podem servir para inspirar e guiar as equipes posteriormente.
3. Listar dados sobre o ramo
Não deixe de incluir tópicos a respeito daquilo que o cliente sabe e pode passar sobre o segmento no qual atua, quais são os seus principais concorrentes, o que não pode ser abordado e o que deve ser tratado considerando o tipo de atividade.
4. Compilar informações acerca do público-alvo
Colha informações a respeito do público-alvo, da persona e de stakeholders porque com essas questões em mãos, será possível assumir uma forma de comunicação assertiva. A grande pergunta que deve ser feita e, de modo consequente, nortear o projeto é: para quem se dirige essa ação?
5. Cheque o tom de voz da empresa
Aqui, você precisa anotar como a marca pretende se comunicar, se é de uma forma mais formal, descontraída, com gírias da internet ou mais séria, entre outros. Ademais, também é necessário esclarecer termos que podem ser mencionados ou não e ações que podem ser feitas ou não.
6. Detalhe o projeto
E, enfim, é hora de incluir a maior quantidade possível de informações sobre o que precisa ser feito. Assim, se é uma arte, uma propaganda, uma página de vendas, uma série de conteúdos para redes sociais, uma ação gravada, entre outros.
Anote os pormenores e antecipe dúvidas que podem surgir depois, na hora da execução.
Bem, neste post você pôde perceber que o briefing é documento de extrema valia para o desenvolvimento de projetos com importante papel no sucesso deles. Seguindo o passo a passo preparado pela Actionpay, você terá em mãos um modelo de briefing a ser feito e utilizado, independentemente do que você vai fazer.
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